一、介绍（业務(wù)功能(néng)）

1.新(xīn)华保险门禁会议预约系统為(wèi)我公(gōng)司自主研发的软件系统，本系统為(wèi)新(xīn)华保险呼和浩特中(zhōng)心支公(gōng)司巨宝大厦大楼会议室的分(fēn)配和管理(lǐ)达到智能(néng)化、人性化而开发的门禁会议管理(lǐ)系统，以软、硬件结合的方式分(fēn)配、管理(lǐ)会议室，提高会议室利用(yòng)率，增强会议室管理(lǐ)水平。

2.会议室后端管理(lǐ)系统主要包括五大模块，分(fēn)别為(wèi)：会议审核、会议管理(lǐ)、会议室管理(lǐ)、服務(wù)管理(lǐ)、设备/资源管理(lǐ)。

3.通过与手机软件钉钉端对接，实现手机在線(xiàn)预约会议、管理(lǐ)会议、审核会议、查看往期预约会议整體(tǐ)情况。

二、解决会议室使用(yòng)存在的问题

1.智能(néng)会议预约系统，首先支持Web网页(yè)、钉钉端预约方式。即员工(gōng)通过線(xiàn)上预约会议室，员工(gōng)对会议室的状态及信息一目了然

2.预约成功后，预约系统还会给参会人员发送邮件、短信、等多(duō)种方式通知参会人员。参会时间、会议主题、会议室位置等等，用(yòng)户都可(kě)以自主选择。非参会人员是无法打开会议门的。这也避免会议中(zhōng)途有(yǒu)人误闯会议室，会议被打断的尴尬。

3.传统会议室如果需要会议室，通常需要现场去会议室现场观看哪个会议室有(yǒu)空闲的?或者需要咨询现场管理(lǐ)人员哪个会议室有(yǒu)空闲的?但安(ān)装(zhuāng)了会议预约系统，就能(néng)在会议室显示屏或者手机和PC端看到会议室的空闲时间和使用(yòng)状况，及其哪个楼层哪个会议室是空闲的，从而进行根据自己的需求预定会议室。

4.对于预约会议室的管理(lǐ)人员，通常下通知参会人员需要打電(diàn)话一个一个通知和确认，但如果我们有(yǒu)了会议室预约管理(lǐ)系统，就能(néng)给参会人员通过软件和硬件相结合的系统自动发短信、钉钉消息或者邮件，极大地提高了企业内部办(bàn)公(gōng)效率，节省了人力。

5.会议前会议门牌会显示会议室预约时间;会议中(zhōng)会显示会议进行中(zhōng)，不用(yòng)担心开会途中(zhōng)有(yǒu)人突然进行打断会议。会议结束后如果没有(yǒu)预约，会议门牌就是显示空闲，如果需要进行会议的就可(kě)以进行预约。

三、产(chǎn)生的价值

1.预订简单：会议预约系统只需简单操作(zuò)即可(kě)完成会议室预订

2.可(kě)视化空间：实时监测会议室状态，如检测没人使用(yòng)会议室将自动释放，提早结束会议进程，从而提升会议室使用(yòng)率。

3.形象价值：支持在会议展示机上自定义企业LOGO、自定义登录页(yè)面背景图、自定义预约屏的主题、视频播放时间等，彰显企业品牌的形象。

4.安(ān)全保障：会议系统可(kě)对每个使用(yòng)者分(fēn)权限，每个会议室的使用(yòng)需要通过管理(lǐ)员进行审批通过，使得会议室能(néng)得到合理(lǐ)的安(ān)排使用(yòng)，防止会议室被長(cháng)时间占用(yòng)。

5.替代传统收工(gōng)登记预约会议室方式，简单智能(néng)的会议室预约流程，使得企业单位有(yǒu)更高效的工(gōng)作(zuò)效率。

6.会议二维码不仅有(yǒu)开门功能(néng)，还有(yǒu)会议签到功能(néng)，全面提升会议签到的速度，减轻管理(lǐ)人员的工(gōng)作(zuò)同时提升参会人员的體(tǐ)验。

会议室智能(néng)化的管理(lǐ)，使得外来宾客对企业有(yǒu)更深刻的印象，营造更愉快的沟通氛围。

7.资源利用(yòng)率最大化

8.提供会议使用(yòng)效率直观化

9.便于合理(lǐ)安(ān)排会议时间，高效使用(yòng)会议室，确保会议顺利进行。